Составление баланса рабочего времени

Современная деятельность предприятия практически невозможна без тщательного анализа и планирования. Поначалу структура анализа сводилась к обычному контролю, теперь же создана универсальная структура баланса рабочего времени. Она позволяет провести анализ, собрать всю необходимую информацию и проанализировать ее, чтобы в дальнейшем предпринять меры по улучшению эффективности, выявлению потерянных часов и т.д. Осталось только разобраться в самом понятии, постараться научиться создавать необходимые структуры и правильно их использовать.

Что такое баланс рабочего времени?

Баланс рабочего времени – это универсальная система, которая содержит в себе массу различных показателей. Сопоставляя их, вы получаете возможность распределять информацию и выявлять основные ресурсы производственного времени, их использование и выводить направления, по которым распределяется доступный ресурс времени.

Благодаря этому появляется возможность выявлять основной баланс времени, высчитывать резерв производительности и прослеживать рациональное использование производственного времени. Имеется возможность рассчитать баланс рабочего времени для одного работника, распределить показатели по различным направлениям, начиная с цеха, участка, заканчивая группой рабочих и целого предприятия.

Для чего требуется баланс рабочего времени?

Поначалу может показаться, что баланс рабочего времени используется лишь некоторыми организациями для подсчета и увеличения эффективности своего персонала. Но есть и другое направление использование такой методики, которое используется министерством труда России. К примеру, используя уже знакомую структуру они могут без особых проблем воспользоваться расчетами и составить календарь нормы рабочего по различной квалификации. Благодаря этому составляются таблички норм, по которым можно определить условия и требования в плане распределения рабочего времени, максимально возможного рабочего времени и сопоставить некоторые другие показатели, которые связаны с данным направлением.

Виды

Уже было указано, что составление баланса рабочего времени позволяет определить и повысить эффективность затрачиваемого времени. Он составляется в организации в комплексном формате и с учетом норм Трудового Кодекса. В законодательном плане не предусматривается, чтобы работник занимался данным процессом, поэтому можно смело сказать, что составление подобной статистической таблицы является инициативой самой организации.

Существует несколько видов баланса рабочего времени, которые затем сопоставляются для сравнительного анализа. Но в независимости от них, каждый баланс содержит следующую информацию:

1. Календарные дни (общее количество).
2. Количество занятых дней (в соответствии с законодательством, за исключением выходных и праздников).
3. Количество неявок, которые могли произойти по причине болезни, уважительной причины или отпуска.
4. Количество потерянного времени, которое вызвано прогулами или простоями.

Когда возникает потребность в выявлении эффективности использования рабочего времени, за основу берут два вида баланса рабочего времени: плановый и фактический. В качестве примера можно рассмотреть составление рабочего времени для 2 сотрудников, у которых организована 8-рабочая неделя и работают они пять дней в неделю.

Стоит немного изучить табличку, так как из нее можно вывести массу полезной информации. Как видно, для выявления эффективности, мы постарались рассчитать полезный фонд рабочего времени. А основанием для такого решения стали следующие показатели:

1. Общее количество календарных дней: 365.
2. Далее следует количество рабочих дней (в этом пункте стоит быть предельно внимательным и учитывать количество часов с учетом укороченного времени и не забывать вычесть выходные и праздничные дни).
3. Далее отметили неявки, но этот показатель уже напрямую зависит от самого работника. Для каждого выделяется свое количество и сумма.

Не стоит забывать, что это плановый показатель, который рассчитывается с долей вероятностей и прогностическим расчетам. После его составления следует перейти к следующему виду: фактический баланс рабочего времени.

Как видите, вторая табличка практически ничем не отличается от первой, правда, теперь информация указывается в зависимости от фактических данных, которые уже произошли. И если внимательно приглядеться, то можно заметить существенные отличия. Теперь остается только сравнить все эти значения, для получения итоговой информации.

Если проанализировать полученные данные, то можно сказать о том, что Иванов из-за превышения запланированных неявок, получил низкий показатель эффективности, следовательно, его рабочее время было занижено. А вот у Мартова наоборот, эффективность распределения рабочего времени подтвердилась.

Но стоит понимать, что приведенные таблички – это всего лишь примеры, которые популярно показывают, как сопоставляется расчет. Можно провести анализ всей организации и по общему шаблону, для этого достаточно сопоставить баланс рабочего времени с учетом особенности 2017 года. Мы его составили и выглядит он следующим образом:

Анализируя данный баланс, можно сказать о том, что при условии, что сотрудник работает 40-часовую рабочую неделю, он в среднем должен вырабатывать 20,6 дней в месяц. Если переводить это значение в часы, то получится 164,4 часа. При этом, усредненное значение календарных месячных дней имеет показатель в 29,3. Эти показатели не могут стать основной для выявления эффективности, но они могут послужить в качестве опорной информации для создания прогнозируемой таблицы.

Исходя из полученной информации можно сделать маленький вывод касательно описания баланса рабочего времени. Он представляет собой некую форму или отчет, который не имеет регламентирующего характера. Однако, если организация заинтересована в повышении эффективности и ли расчете расходов на оплату, то этот инструмент может помочь разобраться с некоторыми вопросами.

Пошаговая инструкция составления баланса рабочего времени

Осталось только разобраться, как составить баланс рабочего времени на основе имеющейся информации. Волноваться по этому поводу не стоит, так как даже на основе одного простого примера можно корректировать значения для того, чтобы сопоставить баланс под свою организацию.

Поэтому, поначалу за основу берем норму выработки за период 2017 года. Эта информация сразу появляется в открытом доступе, поэтому вы без проблем сможете ее заполучить и использовать.

Теперь в вашем распоряжении находится график, в котором указаны рабочие и праздничные дни. Синим цветом обозначаются сокращенные дни, там рабочий день теряет 1 час. Далее уже можно рассчитать информацию касательно рабочего времени. Лучше ее разделить по квартально, так потом удобнее будет расписывать. Мы постарались привести в качестве примера сразу несколько вариантов. После некоторых манипуляций и расчетов, у нас в итоге появились следующие таблички. В принципе, за кадром остались лишь действия с калькулятором, совладать с ним не так сложно.

Именно так выглядит полноценная заготовка календарного анализа для последующего распределения информации для рабочих. После того, как вы составили такую информацию, вам остается только внедрить ее в свою компанию и расписать все рабочее времени для каждого человека, учитывая различные особенности, возможное отсутствие и прочие причины. Ранее мы уже рассматривали пример составления с рабочими, поэтому можете им воспользоваться, только уже в этом случае предстоит провести личные расчеты и возможно добавить некоторые особенные пункты. Под особыми пунктами понимаются условия вашей организации и прочие наставления, которые могут отличаться от принятых норм, которые мы рассматриваем в наших примерах.

Нюансы

Как правило, любой анализ, расчеты и составления графиков должны обладать своими особенными нюансами, но в случае баланса рабочего времени они уже были отражены в статье. Тем не менее, мы еще раз распишем их, чтобы вы четко понимали, на что стоит обратить особое внимание.

1. Помните, составление баланса рабочего времени не имеет регламента, вы можете этим заниматься, а можете и не обращать внимание. Только стоит понимать, что этот инструмент является эффективным и позволит вам внести изменения, которые положительно скажутся на производительности организации. Кроме того, данный способ позволит проанализировать производительность вашего персонала с шагом в год.
2. При составлении графика обязательно расписывайте все особенности для каждого сотрудника. Не старайтесь создать общий график абсолютно для всех, так как полученная таким образом информация приобретет статус «неактуальной» и будет искажать реальные данные.
3. Старайтесь составлять для каждого года отдельный график баланса рабочего времени с нуля, так, как и дни могут меняться, деятельность организации наверняка будет уходить от привычной, да и праздники порой вносят свои коррективы.
4. Не стоит бояться проверять себя, после составления баланса постарайтесь проверить его на несколько раз, чтобы избежать конфузов и непонимания.
5. Занимайтесь составлением баланса рабочего времени лично, так как поручив такое сотрудникам, они могут внести свои корректировки, так как тоже попадают под оценивание. В крайнем случае можно поручить человеку, который не имеет знакомств с вашими сотрудниками и не работает у вас.
6. Помните о том, что нужно составлять две таблички для баланса, одна идет в качестве прогнозирования, вторая станет фактической. Только так вы сможете разобраться с эффективностью и выявить наиболее слабые моменты вашего персонала.