Порядок оформления разъездного характера работы

Бизнес-процессы предполагают разностороннюю деятельность. Не все виды работ на предприятии выполняются непосредственно за станком или в рабочем кабинете. Строительные, торговые и производственные процессы предполагают деятельность некоторых работников в удаленном от офиса порядке. Если техническую часть работы можно легко организовать с помощью средств связи и координирования из офиса, то правовую и налоговую часть приходится организовать в максимальном соответствии с требованиями закона. Отклонение от требований грозит штрафами и другими ненужными издержками.

Разъездной характер работы – что это значит?

Взаимоотношения между работником и работодателем регулируются Трудовым Кодексом РФ. В нем расписан порядок оформления работника в кадровом отделе, его права, обязанности и иные положения. Работа, предполагающая частые выезды, имеет практическое значение. В законодательстве 2024 года подобной формулировки в прямом виде нет. Однако многие компании в штате имеют сотрудников, чьи трудовые обязанности не привязаны к определенному месту и имеют разъездной характер работы.

Какая работа разъездного характера?

Готового списка разъездных работ по законодательству не существует. Причина кроется в специфике каждого из видов выездной деятельности. Например, адвокат может один день сидеть в офисе, а в другой день может разъезжать по судам и следствиям. Или другой вариант, няня может целый день работать в детском саду или приезжать на дом. При таком раскладе работодатель или кадровик уже самостоятельно определяют, какую работу отнести к категории разъездной. Перечень таких работ во внутреннем документообороте предприятия должен закрепиться специальным нормативным актом компании. Это требования статьи 57 ТК РФ.

Кроме того, условия выезда в 2024 году должны отражаться в трудовом договоре и должностной инструкции работника.  Но если работник изначально работал на локальной  работе, и потом перевелся на должность выездного характера, то к трудовому договору прикрепляется дополнительное соглашение, отражающее данный факт.

Есть очевидные виды работ, где нет дилеммы: исследователи природных явлений, торговые агенты, доставщики товаров, специалисты по недвижимости. Их деятельность предполагает постоянное перемещение.

Оформление в Трудовом Кодексе

При оформлении работника с разъездным характером работы кадровик должен руководствоваться статьей 168.1 главы 24 ТК РФ. Данная статья дает основание на определение компенсации расходов на командировки. До определенного времени все виды выездной деятельности сотрудников списывалось именно на эту статью. Но здесь важно учитывать, что статья 166 дает точное определение командировки. Согласно ей, командировкой в 2024 году считается выполнение служебных обязанностей вне пределов рабочего места в течение определенного срока. Такая формулировка дает основание разделить командировку от выездного характера работы, так как первое предполагает определенный срок времени, второе – один рабочий день.

Такое отличие было замечено при оформлении НДФЛ и страховых взносов, так как их сумма при оплате командировочных снижается. В целях внесения корректировок был принят закон №90 от 30.06.2006, в котором рассматривалась целесообразность применения статьи 168 для определения разъездного характера работы.

Положение о разъездном характере работы

Положение о разъездном характере работы имеет значение для внутреннего документооборота компании. Следует учитывать, что указание разъездного характера деятельности работника в трудовом договоре или в приложении к нему не освобождает от необходимости утвердить положение. Этот документ должен содержать следующую информацию:

• общая характеристика работы с разъездным характером;
• территория работы;
• служебные обязанности работника;
• его права и обязанности;
• размер надбавок и компенсаций;
• порядок выплаты компенсаций.

Пошаговая инструкция оформления и составления договора

Правильное оформление сотрудников с разъездным характером работы должно происходить по следующему алгоритму:

• Шаг-1: Разработка и утверждение условий разъездной работы на уровне предприятия. В документе должны быть указаны: общие положения должности, размеры и способ возмещения расходов, размер надбавки.

• Шаг-2: Отражение условий разъездной работы в трудовом договоре. Если в 2024 году работник сразу устраивается на работу разъездного характера, то условия труда будут прописаны в договоре. Если такая необходимость возникла позже, то можно оформить дополнительным приложением к договору.

• Шаг-3: Оформление приказа. Этот пункт актуален не только при первичном приеме работника на разъездную должность, но и при переводе на подобную должность уже работающего сотрудника.

Приказ имеет практическое значение. Посредством этого документа остальные сотрудники узнают о кадровых назначениях в компании. Учитывая тот факт, что трудовой договор не доступен для изучения третьим лицам, бухгалтер для начисления заработной платы информацию берет из приказа.

Учет

Учет рабочего времени подчиняется статье 91 ТК РФ, которая гласит, что количество рабочих часов в неделю не может превышать 40. В связи с этим, работодатель вправе установить 5-дневный рабочий день с 2 выходными, 6-дневную рабочую неделю с 1 выходным или скользящий график работы.

Для тех работников, чья специфика работы выходит за стандарты, норма рабочего времени устанавливается в индивидуальном порядке и закрепляется внутренними нормативами, так как для данной категории уточнений в законодательстве нет. Здесь необходимо учитывать, что время поездки до места работы также может занять определенное время. Также важно, обязан ли работник перед началом работы приходить в офис или нет.

На практике работодатели применяют служебную записку под подпись работника, где будет указываться подробности организации разъездного рабочего процесса. Следуя этому документу, устанавливается отработанное количество часов.

Разъездной характер работы в должностной инструкции

Должностная инструкция работника в 2024 году определяет границы его полномочий и декларирует полный список его обязательств. Трудовой Кодекс регулирует такие вопросы как возмещение расходов и определение характера работы путем заключения трудового договора. Однако всю суть оформления разъездной деятельности в служебных целях законодательство не раскрывает. Здесь предоставляется свобода выбора для работодателя. Его ответственность ограничивается положениями ТК РФ и дополнительными нормативными актами. Например,  при составлении должностной инструкции он должен руководствоваться ФЗ №90 от 2006-года.

Базовые положения о должностных инструкциях гласят, что работодатель обязан обеспечить работника всеми необходимыми рабочими инструментами и материалами. Работник в свою очередь, несет ответственность за сохранность рабочего инвентаря. В случае поломки или утери, следует немедленно сообщить об этом непосредственному руководителю.

Доплаты и надбавки

Доплаты и надбавки за работу с разъездным характером в 2024 году не предполагают особых положений в законе. Вся власть в руках работодателя, и он вправе регулировать вопрос заработной платы, фиксируя это внутренними нормативными документами компании.

На практике встречается, когда разъездная работа оплачивается по часам. В таких случаях для корректности начисления следует регулярно вносить отметки в графике учета.

Особо стоит отметить компенсацию расходов. Согласно статье 168.1, установлен перечень расходов, подлежащих возмещению работодателем. Это следующее:

• Расходы на проезд, если собственный транспорт, то доплаты на ГСМ;
• Аренда жилья или проживание в гостинице;
• Суточные выплаты;
• Привлечение третьих лиц на помощь в рабочих целях;
• Иные затраты, имеющие отношения к служебным обязанностям работника.

Следует учитывать, что такие внештатные расходы как привлечение третьих лиц или, например, представительские расходы должны предварительно согласоваться с руководством. Точный перечень и порядок возмещения находит отражение во внутреннем документообороте.

В 2024 году выделяются два способа возмещения:

• в виде надбавки к основному окладу;
• на основе авансового отчета работника, который включает в себе все чеки и квитанции по расходам.

Оформление расходов при разъездном характере работы

Расходы работников разъездного характера должны быть подкреплены соответствующими документами. Кроме того, документооборот предполагает также определенный перечень документов, на основе которых возмещаются эти расходы. К таким документам относятся:

• коллективный трудовой договор, в котором должны быть указаны обязательства работодателя о возмещении понесенных работником расходов;
• подписанные трудовые соглашения и приложения к ним, указывающие на факт разъездного характера работы;
• внутренние нормативные документы предприятия, в которых определен список разъездных рабочих, их обязанности, размеры расходов и методы их компенсации и прочая информация.

Если все документы оформлены правильно, то у представителей инспекции труда и иных фондов не будет претензий относительно правомерности трудовых взаимодействий работодателя и работника.

Табель

Статья 91 ТК РФ обязует работодателя вести учет рабочего времени в строго установленном порядке. Есть два варианта утвержденных форм: Т12 – для ведения учета вручную и Т13 – для автоматизированного учета. Также можно воспользоваться формой №52н, утвержденной Минфином РФ.

Налогообложение при разъездном характере работы

Инспекция труда и представители различных фондов пристально проверяют оформление документов на разъездных сотрудников. Особое внимание в 2024 году уделяется документам, подтверждающим правомерность компенсации расходов. Причина в том, что компенсация учитывается при расчете налога на прибыль. Кроме того, расходы по разъездам освобождены от НДФЛ и страховых взносов, так как классифицируются выплатами на исполнение служебных обязанностей.

Однако эти нюансы не имеют отношение к надбавкам. Надбавки облагаются всеми видами положенных налогов.

Согласно простой логике, работник должен подтвердить свои расходы кассовыми чеками и квитанциями. В некоторых организациях такое положение не практикуется, а принято периодически начислять на счет работника фиксированную сумму. В таких случаях представители инспекции труда имеют склонность засчитать эту сумму за надбавку. Или другой вариант: выдача работнику кредитной карты организации для расчетов. По каждой расходной операции руководитель получает уведомление от банка.

Выходные и дополнительный отпуск

Статья 113 ТК РФ разрешает работодателям привлекать своих работников в производственный процесс в выходные и праздничные дни с соблюдением определенных условий. Работники с разъездным характером деятельности в этом не исключение. Условия заключаются в следующем:

• письменное согласие рабочих на работу в выходной и праздничный день. Есть случаи, когда письменное согласие не требуется, а работник обязан выходить на работу: угроза производственной аварии или последствия таковой, необходимость обеспечить сохранность имущества работодателя, государства или муниципального характера, выполнение работ, связанных с введением военного или чрезвычайного положения в стране;
• об оплате выполненных работ в эти дни следует руководствоваться статьей 153 ТК РФ. В ней декларируется, что труд в эти дни должен оплачиваться в двойном размере. Точный размер оплаты должен быть определен во внутренних документах или в трудовом договоре;
• по желанию сотрудника, упущенный выходной или праздничный день может быть компенсирован предоставлением другого рабочего дня в последующем. В таком случае двойная оплата отменяется. Зарплата начисляется в обычном порядке.

Порядок работы в выходные и праздничные дни между локальными и разъездными сотрудниками ничем не отличаются. Кроме того, для разъездных работников не теряет актуальность выплаты компенсаций в порядке, указанном в статье 168 ТК.

Отличие разъездного характера работы от командировки

Как мы уже выяснили, разъездной характер работы не относится к категории командировки,  а предполагает выполнение рабочих обязанностей без привязки к определенному месту. Обязательным условием в 2024 году является указание в трудовом договоре или в приложении к нему такого положения. Если того и другого нет, то поездка в другой регион может классифицироваться как командировка. В таком случае используются такие внутренние документы как:

• маршрутный лист;
• путевый лист;
• дневное задание.

В этих документах расписываются цели поездки, сроки и расходы. Работник обязан сохранить эти документы, так как по ним составляется отчет перед бухгалтерией. Если расходы на поездку оплачены заранее в виде наличных средств, то к итоговому отчету должны быть приложены все квитанции и чеки.

Нюансы

Трудовые взаимоотношения между работодателем и работниками, выполнение служебных обязанностей которых связаны с непрерывными выездами, регулируются статьями 57 и 168 ТК РФ. Эти нормы призваны задавать основную форму регулирования рабочего процесса. Внутреннее оформление и прочие нюансы предоставлены на выбор работодателя и работника. Здесь единственно важным условием остается необходимость определения характера работы во внутреннем документообороте.

Трудовой Кодекс РФ не содержит большого количества противоречий и двойственных положений, как например, Налоговый Кодекс. Наоборот, он учитывает все нюансы трудового процесса и отвечает требованиям современности. В связи с этим, в 2024 году принципиальных изменений в нем не намечается. Также неизменным остается одно правило – оформление документов в рамках законодательство является залогом успешности и хорошей репутации предприятия перед государством.