Трудовые книжки

Трудовая книжка — это персональный документ установленной формы, в котором содержаться сведения о трудовой деятельности работника. Новый (существующий) образец документа применяется с 2004 года.

Трудовую книжку оформляют гражданам, впервые устроившимся на работу, а в случае ее утери работнику выдается дубликат. Расходы на приобретение бланка ложатся на сотрудника (если утеря была по его вине). Документ заполняется в отделе кадров и храниться там, пока человек работает в организации.

С 1 января 2020 года начался плавный переход с бумажных на электронные трудовые книжки. Вся информация о работнике будет храниться в информационной системе Пенсионного фонда (ПФР). Однако по заявлению работника работодатель может продолжить вести бумажные книжки одновременно с электронными.

Как получить впервые трудовую книжку

Работодатель оформляет сотруднику трудовую книжку, если ее не было ранее, в период не превышающий 5 рабочих дней, после того как работник приступил к своим трудовым обязанностям.

Единственный изготовитель бланков трудовых книжек в России — компания «Гознак». Организация должна приобретать за свой счет книжки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. В соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения, за оформление книжки работодатель взымает плату с сотрудника за бланк.

Самостоятельно приобрести документ можно в магазине канцтоваров, если он является официальным поставщиком продукции Гознака.

Чтобы оформить трудовую книжку впервые, работнику нужно предоставить в отдел кадров:

• паспорт или свидетельство о рождении;
• диплом об образовании;
• если гражданин является учащимся или студентом — справку из учебного заведения.

С 2021 года сведения о трудовой деятельности всех, впервые устроившихся на работу, будут вестись только в электронном виде, то есть этой категории граждан бумажные трудовые книжки выдаваться не будут.

Можно ли иметь две трудовые

Если работник потерял трудовую книжку, по новому месту работы создается другая трудовая. Если пропажа обнаружится, уничтожить новый документ работодатель не вправе. В этом случае у работника будут две действующие трудовые книжки.

Законодательством иметь сразу две трудовые книжки не запрещено. Однако, если работник решил оставить два документа, он может столкнуться со следующими проблемами:

• при назначении пенсии ПФР засчитает трудовой стаж только по одному документу;
• в случае получения пособий по безработице, по уходу за ребенком и прочих платежей по двум трудовым книжкам работник может быть привлечен к ответственности в виде штрафа, а также будет обязан полностью возместить полученные выплаты.

Например, гражданин становится на биржу труда за получением пособия по безработице. В то же время он заводит себе вторую трудовую книжку и устраивается на работу. При установлении факта получения выплаты незаконным путем с гражданина будет взыскана вся сумма полученного пособия вместе с процентами за пользование чужими денежными средствами (ст. 19.7 КоАП РФ).

Лучше работать по одной трудовой книжке, а в случае потери документа — обратиться к прошлым работодателям и восстановить все записи.

Образец 2020 года

Форма книжки, а также вкладыша к ней установлена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Новый образец документа введен в действие в 2004 году, однако документы старого образца (1938 и 1975 годов) до сих пор признаются действующими.

Новая трудовая книжка имеет формат, который полностью совпадает с форматом паспорта — 100 х 140 мм. В ней 46 страниц, цвет обложки серый.

Обложка и первая страница

Сведения о работе

Когда отменят трудовые книжки?

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен Федеральным законом № 439-ФЗ от 16.12.2019. Закон вступил в силу 1 января 2020 года. С этого момента все работодатели будут передавать сведения о своих сотрудниках в ПФР в режиме онлайн.

Переход от бумажного носителя к электронному будет происходить поэтапно и добровольно — переход к новому формату будет производиться только с согласия работника.

Всем, кто получил трудовую книжку до 2021 года, необходимо до 31.12.2020 подать письменное заявление работодателю о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении документа на бумажном носителе.

Те, кто выберет новый формат, получат бумажную трудовую на руки с записью о сделанном выборе. При этом бумажная трудовая не потеряет своей силы и будет использоваться наравне с электронной. Ее нужно будет сохранить, так как она будет являться источником информации о трудовой деятельности до 2020 года, так как в электронном формате будут учитываться сведения начиная с 2020 года.

Если же работник выберет в заявлении бумажную электронную книжку, то работодатель будет продолжать вносить изменения как электронный документ, так и на бумажный носитель.

Электронные трудовые книжки вместо бумажных с 2020 года

С введением электронного формата трудовой книжки вся информация о работнике, за исключением сведений об образовании и поощрениях, будет храниться в электронной форме у работодателя и в базе ПФР. Работник в любой момент сможет посмотреть свои данные, а также отправить их новому работодателю при трудоустройстве. Также сведения о работе можно будет получить и на портале Госуслуг.

Преимущества электронных трудовых книжек:

• сохранность информации;
• повышение качества документооборота;
• стандартизация записей в трудовых;
• защищенность соискателя от недобросовестного работодателя;
• расширение возможностей для дистанционного трудоустройства;
• снижение вероятности допущения ошибок (описок, помарок и т.д.).

Введение электронной трудовой книжки исключит необходимость восстановления трудового стажа, а также позволит сократить расходы работодателя, связанные документооборотом.

Правила заполнения трудовой книжки

Правила заполнения трудовых книжек установлены Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Вносить записи в документ может только сотрудник кадровой службы.

Общие правила заполнения:

1. Каждой записи присваивается порядковый номер.
2. Сокращения не используются, все записи должны быть читаемые.
3. Даты пишутся по форме ДД.ММ.ГГГГ.
4. Цифры используются арабские.
5. Язык русский или официальный язык (республики РФ).
6. Любые записи о приеме на работу, переводе, увольнении, награждении работника вносятся в точном соответствии с приказом, необходимо указывать его дату и номер.

В разделе о работе указывается:

• в третьей графе — наименование организации как полное, так и сокращенное;
• в первой графе ставиться порядковый номер записи, во второй — дата приема на работу;
• в третьей графе, под записью с наименованием организации, указывается на какую должность и в какой отдел принят сотрудник;
• в четвертой графе фиксируются дата и номер приказа-основания.

При переводе в другую организацию сначала вноситься информация об увольнении, а затем о приеме сотрудника в другую компанию. В случае перевода внутри организации — в третьей графе указывается информация о переводе на новую должность. При увольнении третья графа обязательно должна содержать ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

Куда клеить голограмму

Голограмма для трудовой книжки представляет собой круглую серебряную наклейку с изображением герба Российской Федерации. Наклейка служит дополнительным средством защиты — работодатель таким образом гарантирует точность своих записей и предотвращает возможность их изменения.

Голограмма наклеивается на титульный лист трудовой книжки. Располагается наклейка на одном из четырех обязательных реквизитов:

• подпись владельца трудовой книжки;
• печать документа;
• подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• номер документа.

Наклейка должна быть наклеена в правильном месте, без загибов, с правильным расположением герба.

Как исправить запись, если есть ошибка

В отличии от исправлений на титульной странице, зачеркивание ранее внесенных данных в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается. Все изменения делаются через запись о признании недействительными, а после фиксируются правильные данные (п. 30 Правил). Если неверные сведения были внесены в новый документ, он будет являться недействительным.

Ошибка в дате приема на работу исправляется следующим образом:

1. Сотрудник пишет заявление с просьбой исправить ошибку.
2. Оформляется приказ о внесении исправлений.
3. Сотрудник кадровой службы подтверждает недействительность ранее внесенной даты.
4. В трудовую книжку вписывается правильная дата вместе с номером приказа-основания для внесения исправлений.

Как посчитать стаж по трудовой

Основной документ для расчета трудового стажа — трудовая книжка. Расчет осуществляется с соблюдением следующих условий:

• каждые 12 месяцев составляют 1 год;
• каждые 30 дней составляют 1 месяц.

Чтобы посчитать стаж нужно:

1. Выписать по порядку все периоды работы из трудовой книжки.
2. Рассчитать каждый период трудовой деятельности как разность между датой приема на работу и датой увольнения. К полученному результату прибавить 1 день, так как день увольнения считается рабочим.
3. Сложить все периоды вместе.

Что делать при изменении фамилии и других персональных данных

Корректировка данных в трудовой книжке производиться по заявлению сотрудника. Чтобы кадровый служащий смог изменить в документе персональные данные, работнику необходимо предоставить:

• свидетельство о заключении (расторжении) брака;
• иной документ, выданный госорганом.

При смене фамилии данные корректируются следующим образом:

1. Недействительная фамилия зачеркивается одной непрерывной чертой, рядом фиксируется новая.
2. На внутренней части обложки трудовой книжки с левой стороны помечаются реквизиты документа-основания для внесения изменений, ставиться подпись сотрудника кадровой службы, который внес изменения, а также печать организации.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Процедура восстановления трудовой книжки установлена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. При этом сам документ восстановлению не подлежит — работник получит только дубликат, в котором будут зафиксированы все сведения, что были в оригинале. Дубликат заполняется по общим правилам внесения записей в трудовые книжки.

Процедура восстановления данных происходит путем направления запросов предыдущим работодателем. В ответ на запрос предоставляется справка о должности и трудовом стаже заявителя по предыдущему месту работы.

Работник также может обратиться с заявлением о восстановлении данных в территориальное отделение ПФР. Через 10 дней после обращения заявитель получит справку о трудовом стаже, периодах и местах работы. Услуга предоставляется бесплатно.