Электронные трудовые книжки

Поэтапный переход на электронные трудовые книжки в России начался с 1 января 2020 года.

Однако полностью отказываться от обычных трудовых книжек в 2020 году не планируется. Сотрудники смогут написать заявление, для того чтобы оставить трудовую книжку в бумажном виде, но с 2021 года для впервые трудоустроенных граждан доступен будет только электронный формат.

Создание электронной системы исключит необходимость восстановления трудового стажа в случае утери или подделки бумажной трудовой книжки, а также позволит сократить расходы работодателя, связанные с документооборотом.

Когда введут электронные трудовые книжки

Согласно ч. 4 ст. 1 Федерального закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 Трудовой кодекс был дополнен статьей 66.1, согласно которой сведения о трудовой деятельности работников будут передаваться в информационную систему Пенсионного фонда (ПФР) в электронном виде начиная с 1 января 2020 года. Кроме того, в ТК РФ были внесены необходимые для введения электронных трудовых книжек изменения.

При этом речь идет не только о переходе на электронный формат книжки, но и о функционировании базы данных ПФР, в которой будет храниться информация обо всей трудовой деятельности граждан. Работники смогут получить доступ к данным онлайн через личный кабинет гражданина на сайте ПФР или же через портал Госуслуг.

В случае необходимости сведения из электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет работодатель, ПФР или МФЦ (многофункциональный центр госуслуг).

Всем, у кого уже есть трудовая книжка, необходимо до 31.12.2020 подать работодателю письменное заявление, в котором нужно указать предпочитаемый метод ведения трудовой. Тем, кто выберет электронный вариант, выдадут бумажную трудовую на руки. В документе будет стоять отметка о сделанном выборе.

Если же работник отдаст предпочтение бумажной версии трудовой, то работодатель должен будет продолжать вести как электронную трудовую книжку, так и бумажную. Если работник в течение 2020 года не подаст заявление о выборе формата трудовой, то работодатель также продолжит вести оба варианта.

Плюсы и минусы трудовой книжки в электронном виде

Главное отличие электронной книжки от бумажной — вся информация о трудовой деятельности будет храниться в электронном виде у работодателя и в ПФР. В информационной системе останется информация, которая вносилась в трудовую книжку ранее в соответствии со ст. 66 ТК РФ, за исключением сведений об образовании сотрудника и его поощрениях.

Электронные книжки имеют ряд преимуществ:

• их невозможно потерять или подделать;
• сотрудникам не нужно будет предоставлять бумажные копии трудовой книжки, чтобы подтвердить сведения о трудовом стаже при обращении за государственными услугами;
• кадровики быстро получают сведения о трудовой деятельности соискателя при приеме на работу;
• у работодателей снижаются издержки на ведение и хранение бумажных книжек.

Работник получает возможность в любой момент посмотреть записи, которые делает работодатель, а также направить свои данные при трудоустройстве, в том числе и для работы удаленно.

В 2020 году будет введена административная ответственность для должностных лиц за неоднократное нарушение сроков подачи сведений либо за направление в фонд неполной или искаженной информации.

Сведения о трудовой деятельности, внесенные в информационную систему ПФР, будут храниться в течение жизни работника.

Этапы перехода на электронную систему учета трудовой деятельности

Внедрение электронных трудовых книжек будет происходить поэтапно. Документы в электронном виде уже подаются в Пенсионный фонд с 1 января 2020 года, до этого времени были решены все организационно-правовые вопросы.

Для осуществления перехода на новые правила Минтруд предложил работодателям перечень мер:

• совместно с профсоюзной организацией подготовить, принять и изменить локальные нормативные акты;
• изменить соглашения и коллективные договоры;
• обеспечить техническую готовность к передаче сведений в электронном виде;
• уведомить работников об изменении в трудовом законодательстве в письменной форме.

Кроме того, проводилась и проводится сейчас масштабная разъяснительная работа об изменениях в законодательстве совместно с общероссийскими объединениями профсоюзов и работодателей.

По предварительной оценке, работодатели не понесут расходов, связанных с внедрением электронной трудовой книжки — в настоящее время кадровые документы во многих организациях ведутся в корпоративных информационных системах (1С, SAP ERP и др.). Наличие таких систем позволит автоматически формировать все необходимые данные для передачи в ПФР.

Прекратят ли существовать бумажные трудовые книжки?

Работодатель обязан вести трудовые книжки на бумажном носителе для тех сотрудников, которые подали об этом письменное заявление до 1 января 2027 года. Однако, для новых работников, которые не занимались трудовой деятельностью до 2021 года, такой возможности не предусмотрено.

Кроме того, работодатель будет обязан выдавать работнику на бумажном носителе заверенные сведения о трудовой деятельности в следующих случаях:

• по заявлению сотрудника (кроме тех, кому продолжают вести бумажную книжку);
• при увольнении.

Граждане и организации, для которых привычная форма кажется наиболее удобной, могут продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными.