Как исправить запись в трудовой книжке?
Трудовая книжка — официальный документ, содержащий информацию о рабочей деятельности гражданина. Она оформляется один раз и на всю жизнь в момент первого трудоустройства. Корректировки в свидетельстве о рабочей деятельности ведутся от руки.
Случаи, когда в формуляр были внесены неточные сведения, происходят довольно часто. Более того, может случиться так, что в свидетельстве о рабочей деятельности нужно исправить неактуальную информацию, например, изменение фамилии, контактных данных и т.д. Вы не испортите трудовую книжку, если будете точно знать, как переписать неверные данные или устаревшую информацию и проконтролируете внесения изменений ответственным лицом.
Нормативная база
Исправления в трудовой книжке регулируются двумя основными нормативными документами:
- Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 — порядок исправлений расписан в третьем разделе.
- Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 — информация изложена в первом разделе.
На основе данных нормативных документов то или иное исправление в формуляре будет считаться законным или незаконным, действительными или недействительным.
Ответственное лицо, вносящее поправку в трудовой книге, должно быть ознакомлено постановлениями и всеми изменениями по данному вопросу.
Когда необходимо внести исправления в трудовую книжку?
Внести исправления в трудовую книжку, свидетельствующую о рабочей деятельности человека, бывает необходимо по следующим причинам:
- по причине неверного первичного заполнения свидетельства о рабочей деятельности;
- по причине изменений контактных данных работодателя;
- по причине изменения фамилии владельца документа, его даты рождения, адреса и т.д.;
- по причине внесения данных, не соответствующих действительности.
Порядок внесения
Порядок внесения исправлений в трудовую книжку ограничивает круг лиц, которые имеют право вносить даже самые незначительные корректировки в свидетельстве о рабочей деятельности. Нормативными документами, включая Трудовой кодекс, не указан список должностей, которые уполномочены внести поправку. Однако указано, что лицо для получения данного полномочия должно быть назначено официальным приказом.
В крупных компаниях внесением поправок занимается отдел кадров. Если его нет, то исправить ошибку или неточность может сам руководитель фирмы, либо назначенный им: секретарь, бухгалтер, администратор, менеджер и т.д.
Иными словами, внести исправление может только представитель юридического лица. Согласно действующему законодательству, физическое лицо корректировки вносить не может, даже если оно является работодателем.
Если в новой книжке были указаны неверные сведения о работнике организации, то она может быть заменена на новую и переписана заново. В тех случаях, когда ошибки были выявлены уже в действующем формуляре трудовой книги, распространяются следующие правила:
- ошибки, неточности нельзя стирать, пытаться устранить с помощью замазки и т.д.;
- неверные данные можно аккуратно перечеркнуть;
- рядом с ошибочными сведениями должна появиться надписать:«Запись неверна»;
- достоверные и актуальные данные должны быть указаны ниже ошибочных.
Исправление даты рождения
Для того, чтобы исправить дату и год рождения, вы должны представить лицу, уполномоченному внести изменения в вашу трудовую книжку, оригинал паспорта. Вы не имеете права устранить ошибку самостоятельно.
Неверная дата рождения аккуратно перечеркивается горизонтальной линией и рядом указывается верный год и день рождения. На этой же странице должно быть написано: «Исправленному верить» и поставлена печать организации.
Работник, вносящий корректировки в свидетельство, на внутренней стороне также должен указать данные паспорта, по которому были внесены поправки. Здесь же должна быть поставлена печать организации.
Исправление фамилии в трудовой книжке
Исправить фамилию бывает необходимо по двум причинам:
- она изначально была указана неверно, либо с ошибкой;
- смена фамилии по причине замужества или развода.
Для того, чтобы в трудовой книжке была изменена фамилия, лицу, вносящему поправки в свидетельство, нужно предоставить копию паспорта либо свидетельства о замужестве или расторжении брака. Реквизиты данного документа также должны быть указаны в формуляре, как основание для корректировки ошибки.
Изменения фамилии осуществляется в 3 этапа:
- Первым делом корректировка производится на титульном листе. Прежняя фамилия перечеркивается тонкой горизонтальной линией, после чего рядом или снизу вписывается новая.
- Реквизиты свидетельства или паспорта, на основании которого была произведена корректировка, вносятся на внутреннюю сторону обложки.
- Ниже ставится дата, подпись кадровика и печать организации.
Все корректировки должны быть написаны разборчивым, аккуратным почерком.
Изменение даты в трудовой книжке
Если в трудовой книжке была допущена ошибка в дате увольнения сотрудника или поступления на работу, то в первую очередь вы должны составить заявление на имя руководителя вашей организации о том, что заметили неточность.
Уполномоченное лицо первым делом под ошибочной записью должно указать порядковый номер этой корректировки и поставить отметку, что «Запись неверна». Далее, на основании документа о поступлении на должности либо приказа об увольнении, в трудовую книгу вносятся точные данные, которые заверяется печатью организации. Здесь должна быть поставлена дата и подпись лица, которое внесло поправки и исправления.
Исправление сведений о награждении
Может случиться так, что ответственное лицо в формуляре допускает ошибку, касающуюся данных о награждении и поощрении сотрудника. Данные могут быть внесены не в тот раздел, датироваться не верной датой или сдержать неверную информацию.
В трудовой книге вносятся следующие сведения о награждении сотрудника:
- награды и звания государственного образца;
- дипломы, грамоты, сертификаты и проч., выданные организацией;
- все прочие виды наград.
Для того, чтобы исправить неточность в трудовой книжке, ответственное лицо должно обратиться к официальным документам. Подтверждением того, что конкретное лицо действительно получало какое-либо поощрение в определённую дату является приказ, заверенный печатью и подписью руководителя компании.
Неверная запись признается недействительной соответствующей подписью.
Изменение реквизитов приказа
Любые данные в официальный документ вносятся на основании каких-либо свидетельств, приказов и т.д. Но случается, что в реквизитах самих приказов была допущена ошибка, и тогда те или иные сведения будут считаться недействительными.
Реквизиты в трудовой книжке указываются по одному образцу: название + номер + дата. Корректировка проводится по общим правилам: прежние данные признаются недействительными, после чего рядом дублируется запись, но уже с измененными реквизитами. Исправления должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации.
Исправление нумерации в трудовой книжке
Любая неточность в трудовой книжке должна быть исправлена, будь то ошибки в фамилии или нумерация какой-либо записи. В последнем случае для устранения неточности кадровику нужно обратиться к приказу, на освоении которого в формуляр была внесена запись под неточной нумерацией.
Если ошибка с нумерацией произошла с записью, сделанной на нынешнем месте работы, то нужно просто обратиться к документации. В том случае, если запись с ошибкой была сделана на прежнем месте работы, то вы должны будете отправить соответствующий запрос на прежнее место трудоустройства.
Обратите внимание, что исправить следует порядковый номер не только одной записи, но и последующих, если таковые имеются. Поправки вносятся ответственным лицом по общим правилам.
Нюансы
Теперь, когда общие правила исправлений в трудовой книжке вам известны, рассмотрим тонкости внесения поправок:
- Все изменения должны быть внесены аккуратно, без помарок и каких-либо ошибок.
- Исправленные данные должны быть внесены в свободную графу с присвоением порядкового номера либо рядом, если запись небольшая (например, фамилия).
- Владелец официального документа должен детально проверять все внесённые изменения на предмет новых ошибок.
- Все корректировки должны представлять особой полноценную новую запись, а не малозаметную пометку сбоку.
- Любые изменения в формуляре должны иметь под собой официальную подоплеку. Любое зачеркивание и внесение новой записи должно под подкреплено документом, реквизиты которого также вносятся в графы формуляра.
Изменения в формуляре не будут являться законными если:
- если их внесло лицо, не назначенное на это приказом:
- если они были внесены не по правилам;
- если они не подкреплены официальными документами;
- если они содержат ложные сведения;
- если они содержат ненужную информацию.
Ошибки в трудовой книжке не испортят документ, если корректировки были внесены с учетом всех правил, нюансов и тонкостей. А ваша задача, контролировать любые корректировки в документе и своевременно подавать заявление с прошением о внесении корректировок.