Порядок расчета потери рабочего времени
Рабочее время представлено двумя частями — продуктивной и непродуктивной. Продуктивный расход включает в себя интервал времени, когда работник занят деятельностью, регламентированной трудовым договором, правилами внутреннего распорядка и должностной инструкцией организации. Непродуктивная часть представлена потерями рабочего времени — промежутками времени, используемые нерационально, что негативным образом влияет на производительность труда организации.
Что такое потери рабочего времени?
Потери рабочего времени — временной промежуток, в течении которого работник отсутствует на рабочем месте, либо занимается не продуктивной для предприятия деятельностью.
В конечном итоге из-за несанкционированных перерывов результативность его труда снижается. Обеденные и технологические перерывы, подготовка места работы и его уборка, поддержание производственного оборудования в нормальном техническом состоянии — изначально заложены в планировании рабочего времени и являются нормируемыми затратами времени.
Виды потерь рабочего времени
| Целодневные | Потери рабочего дня (смены). Возникают из-за не поставки ресурсов, аварии на предприятии, отпусков, больничных, декретов. |
| Внутридневные (внутрисменные) | Время, нерационально используемое в пределах одного трудодня: частые перекуры, разговоры не по производственным вопросам, занятость личными проблемами. |
| Плановые | Запланированный расход рабочего времени, регламентированный руководством. Например: возложение обязанностей не пришедшего на службу сотрудника на остальных членов коллектива; увеличение количества перерывов на отдых из-за изменившихся условий труда. |
| Непродуктивные | Работник трудится по плановому графику без потерь времени, но эффективность труда не повышается, либо снижается. Причиной может быть выпуск бракованной продукции, из-за чего ресурсы времени тратятся на выпуск новой продукции надлежащего качества. |
Для тщательного анализа утрат производственного времени используются специальные формулы расчёта.
Целодневные потери предприятия за календарный год:
ЦДП = (Дф-Дпл)*КРф*Ппл, где:
Дф — число дней в году, отработанных одним сотрудником по факту
Дпл — число дней по плану
КРф — фактическое число сотрудников предприятия
Ппл — плановая продолжительность одной смены (в часах)
Внутрисменные потери рабочего времени предприятия за календарный год:
ВСП = (Пф-Ппл)*Дф*Крф, где:
Пф — фактическая продолжительность смены
Внутрисменные потери одного сотрудника за одну смену:
ВСП=(Пф-Пл)
К простоям в работе приводит ряд причин, возникающих во время трудовой деятельности
| Причины потерь рабочего времени | ||
| Нарушение трудовой дисциплины (человеческий фактор) | В связи с производственно-технической необходимостью | Законодательно-нормативные |
| Невозможность присутствия на рабочем месте из-за внезапного возникновения проблем личного характера: посещение врача в рабочее время, отъезд домой по семейным обстоятельствам и проч. Нецелесообразная трата временных ресурсов: телефонные разговоры на темы, не касающиеся производственной необходимости; общение в социальных сетях; разговоры с сотрудниками на отвлечённые темы Прогулы, самовольное сокращение продолжительности рабочего дня.
| Исправление поломки производственного оборудования (простой оборудования). Производственный брак, на исправление которого будет потрачено дополнительное время, а прибыль с бракованной продукции будет не получена, либо получена в меньшем размере.
| Продолжительность рабочей смены сокращена согласно нормативно-правовым документам: уход сотрудника в декрет, приём на работу несовершеннолетнего, отпуска, больничные и т.д. |
Коэффициент потерь рабочего времени
Чтобы определить, эффективно ли работник использует регламентируемое время труда, рассчитывается коэффициент потерь рабочего времени. Такой способ мониторинга рекомендуется как в случае снижения товарооборота или спада производительности труда, так и в профилактических целях. В идеале полученное значение коэффициента равно единице. Это означает, что работник рационально использует регламентированную норму рабочих часов. Однако, полностью предотвратить потери рабочего времени практически невозможно.
Для расчёта коэффициента потери рабочего времени вследствие решения организационно-технических вопросов (Кпот), используется следующая формула:
Кпот = Тпот/Тсм, где:
Тпот — время потерь из-за решения организационно-технических вопросов
Тсм — нормативное время трудовой смены
Аналогичным образом рассчитывается коэффициент потери рабочего времени из-за нарушения трудовой дисциплины (Кнтд):
Кнтд=Тнтд/Тсм, где:
Тнтд — время потерь из-за нарушения трудовой дисциплины
Общий коэффициент:
Кпот=(Тпот+Тнтд+(Тфотл-Тнотл)/Тсм*100, где:
Тфотл — время, по факту затраченное на отдых
Тнотл — время на отдых по нормативу
Формула
(Чпл-Чф) * Крф, где:
Чпл — количество часов по плану, отработанных одним сотрудником за год
Чф — количество часов, отработанных фактически одним сотрудником за год
Крф — общее количество сотрудников по факту
Таким образом рассчитывается количество потерянного рабочего времени всего персонала предприятия за один календарный год.
Для расчётов эффективности производственного времени необходимы три обязательных показателя, которые используются во всех формулах анализа потерь времени (целодневные, внутрисменные, общие потери):
- Количество дней и часов, отработанных одним человеком за год (плановая цифра и фактическая)
- Общее количество сотрудников (по плану и по факту)
- Плановая и фактическая продолжительность одной трудовой смены
|
Показатели | Отчетный год
| |
| Плановые | Фактические | |
| Количество работников
| ||
| Количество отработанных одним сотрудником: 1. дней
2.часов | ||
| Продолжительность смены
| ||
Ущерб от потери рабочего времени
Вследствие неправильного распределения временных ресурсов возникают следующие виды экономического ущерба:
- недополученный объём товарооборота;
- недостаточное производство товаров и услуг;
- потенциальная прибыль предприятия может быть получена в меньшем объёме;
- потери важных клиентов;
- отсутствие мотивации и побуждения персонала
Устранение потерь рабочего времени
Целесообразно проведение комплексных мер, включающих:
- Контроль за соблюдением трудовой дисциплины, введение системы штрафов за её нарушение (опоздание, нахождение вне рабочего места, разговоры или телефонные звонки не по производственным вопросам, преждевременный уход с работы и проч.) Внедрение программного обеспечения для офисных служащих, позволяющее мониторить время, затрачиваемое работником на просмотр сторонних сайтов, социальных сетей
- Обеспечение мер для бесперебойной работы производственного оборудования — регулярная проверка исправности механизмов, срока службы комплектующих. Своевременное проведение ремонта технического оборудования. Замена техники, выработавшей свой ресурс.
- Введение системы мотивации для сотрудников, работающих с максимальной отдачей. Мотивация персонала (премии, увеличение з/п и проч.) — важная мера на пути к повышению производительности труда устранению потерь рабочего времени.
- Отбор кандидатов, максимально соответствующих вакантной должности при приёме на работу
- Обеспечение повышения квалификации персонала
Для выявления причин потерь рабочего времени рекомендуется проводить регулярные проверки работы персонала.
- Фотография рабочего времени (ФРВ) представляет собой метод наблюдения за работой одного или максимум 3-х сотрудников. В наблюдательный лист записываются все действия работника и затраты времени на них. Каждому действию присваивается специальный индекс. По окончанию проверки проводятся расчёты потерь рабочего времени. Пример проверки методом фотографии рабочего времени приведен ниже.
Пример.
Для примера взят цех мебельного производства одного из городов России.
Объект контроля — сборщик отдела технического контроля.
Смена с 8:00 до 17:00.
Обед с 12:00 до 13:00.
Регламентированные перерывы: 10:00-10:15, 15:00-15:15
Наблюдательный лист
| № п/п | Действия работника | Время | Продолжительность действия в мин. | Индекс затрат рабочего времени |
| 1 | Приход на рабочее место, ожидание получение ведомости от мастера | 08:02 | 8 | ПОТ |
| 2 | Получение и изучение ведомости о готовой продукции за ночную смену | 08:10 | 2 | ПЗ |
| 3 | Набор готовой продукции для проверки качества | 08:12 | 30 | ОП |
| 4 | Разговор с грузчиком по производственным вопросам | 08:42 | 3 | ОП |
| 5 | Проверка изделий, контрольная сборка | 08:45 | 75 | ОП |
| 6 | Регламентированный перерыв | 10:00 | 15 | ОТЛ |
| 7 | Проверка изделий, контрольная сборка | 10:15 | 55 | ОП |
| 8 | Выявление дефекта изделия, разговор с мастером о нахождении брака | 11:10 | 20 | ПЗ |
| 9 | Проверка изделий, контрольная сборка, запись в ведомость | 11:30 | 20 | ОП |
| 10 | Уход на обед | 11:50 | 75 | ОТЛ |
| 12 | Проверка изделий, контрольная сборка, запись в ведомость | 13:05 | 55 | ОП |
| 13 | Уход по личным надобностям | 14:00 | 15 | НТД |
| 14 | Набор продукции для проверки | 14:15 | 15 | ПЗ |
| 15 | Проверка изделий, контрольная сборка, запись в ведомость | 14:30 | 20 | ОП |
| 16 | Разговор с коллегами | 14:50 | 10 | НТД |
| 17 | Регламентированный перерыв | 15:00 | 15 | ОТЛ |
| 18 | Проверка изделий, контрольная сборка, запись в ведомость | 15:15 | 15 | ОП |
| 19 | Разговор с коллегами по производственным вопросам | 15:30 | 10 | ПЗ |
| 20 | Проверка изделий, контрольная сборка, запись в ведомость | 15:40 | 5 | ОП |
| 21 | Устранение поломки измерительной рулетки | 15:45 | 5 | ПОТ |
| 22 | Проверка изделий, контрольная сборка, запись в ведомость | 15:50 | 60 | ОП |
| 23 | Уборка рабочего места | 16:50 | 10 | ОБС |
| 24 | Окончание рабочего дня, уход домой | 17:00 |
Расшифровка индекса затрат рабочего времени
| Индекс | Нормируемые затраты р.в. | Ненормируемые затраты р.в. | Расшифровка |
| ПЗ | + | Подготовительно-заключительные действия — подготовка оборудования и самого работника к выполнению производственных действий. | |
| ОП | + | Оперативная работа | |
| ОБС | + | Обслуживание места работы | |
| ОТЛ | + | Отдых | |
| ПОТ | + | Потери времени по вине организации | |
| НТД | + | Потери времени по вине сотрудника |
- Хронометраж — метод выборочного наблюдения. В отчёте указываются затраты времени на конкретную операцию. Отличие метода хронометража от фотографии рабочего времени в том, что действия в листе наблюдений не указываются в прямой последовательности, а больше внимания уделяется затратам времени на циклические действия.
Пример.
Для примера возьмём лист хронометража рабочего времени промоутера, проводящего промо-акцию в торговом центре.
| Дата | Действие | Индекс | Продолжительность, мин. | % от рабочего времени |
| 21.08.2017 | 1). Пополнение запасов на промо-стойке 2). Работа с покупателями (проведение дегустации) 3). Телефонные разговоры по производственным нуждам 4). Разговоры с сотрудниками ТТ 5) Регламентируемые перерывы | ОБС
ОП
ОП
НТД
ОТЛ | 10
271
5
4
10 | 3,3
90,5
1,6
1,3
3,3 |
- Моментное наблюдение. Такой метод нередко применяется на заводах или предприятиях с большой численностью служащих. Периодически наблюдатель совершает обход с целью контроля за работой персонала и отмечает происходящую деятельность либо простой.
- Фотохронометраж. Представляет собой сочетание методов ФРВ и хронометража. Дополняет эти два способа наблюдения, вследствие чего получается полная картина затрат времени на отдельные производственные операции. Выполняется он следующим образом: в течение дня проводят наблюдение методом ФРВ, и несколько раз (оптимально 2-3 за смену) снимают замеры методом хронометража.
Нюансы потери рабочего времени
Потери производственного времени — достаточно серьёзная проблема, которая может обернуться серьёзными материальными потерями для организации. Для того чтобы их избежать, необходимо тщательно следить за распределением фонда рабочего времени.
Фонд рабочего времени — необходимое понятие для анализа важных показателей, например, номинальной численности персонала, рационального использования трудовых ресурсов. ФРВ показывает количество часов или дней, отработанных работником в течении какого-либо периода. Выражается в человеко-часах или человеко-днях.
При устранении причин нерационального использования временных ресурсов следует обратить внимание на следующие нюансы:
- На некоторых предприятиях премирование сотрудников за производственные заслуги может вызвать нежелательные реакции в виде халатного отношения к нормам труда. Иногда работник может повысить производительность своей деятельности только за счёт игнорирования безопасности труда. В результате предприятие в конечном итоге потерпит убытки, например, из-за болезни или травмы сотрудника. При системе материального премирования важно контролировать ситуацию и в случае необходимости проводить беседы с персоналом о нормах безопасности труда.
- Экономический ущерб от потерь рабочего времени из-за временной нетрудоспособности сотрудников может приобретать огромные масштабы. Следует следить за условиями труда в организации, стремиться их улучшать, к примеру, обеспечивать персонал спецодеждой в зимнее время, следить за состоянием оборудования, проводить мероприятия для обеспечения пожарной безопасности.
- Рентабельнее для организации отпускной период сотрудника разбивать на части в течение года (например, отпуск 2 раза в год по 14 дней). Таким образом можно избежать массовой нехватки рабочих ресурсов в определенные месяца и потери прибыли.
- Для компаний, связанных со сферой услуг или продажами эффективно внедрение системы проверки с помощью тайных посетителей или тайных покупателей. Такая форма проверки позволяет увидеть все недочёты обслуживания клиентов, а также позволяет проконтролировать затраты времени работника.
- Проведение открытых проверок (методами ФРВ, хронометража, фотохронометража) должно быть максимально корректным. Если использовать проверки только как способ наказания работников, можно получить в ответ возмущение и сопротивление рабочего коллектива. Поэтому перед наблюдением рекомендуется провести собрание, на котором будет подробно разъяснено для каких целей проводится проверка и как ее результаты могут отразиться на дальнейшей работе.
- Проведение проверок способами ФРВ, хронометража или фотохронометража требует серьезной подготовки, связанной с материальными и временными затратами. В некоторых случаях их проведение нецелесообразно. Более рентабельно проводить такие проверки для крупных компаний с большим числом работников.
- Для нормирования временных затрат необходим комплексный подход, сочетающий разные методы проверки, а также анализ состояния производственного оборудования, условий безопасности труда. Одной проверки персонала может быть недостаточно
Если работникам объявлено, что по результатам проверки будут применены новые нормы расхода трудового времени, то они будут намерено работать более медленно.
Работа по анализу распределения времени и причин его потерь должна вестись компетентными сотрудниками и регулярно сдаваться в виде отчётов. Для руководителя организации необходимо понимать, что правильный расход времени — залог стабильной работы и достижения максимальной прибыли. Чем больше будет выявлено случаев потерь рабочего времени, тем выше вероятность увеличения производительности труда.