Как оформить трудовой договор с дистанционным работником?

Специалисты по подбору персонала в течение последней пары лет отмечают на ранке труда увеличение количества вакансий, предполагающих дистанционный характер работы. Эта тенденция подчеркивает новые направления развития экономики. Все большую востребованность получают трудовые договора с дистанционными специалистами IT-сферы, маркетинга и PR, бизнес-администрирования, рекрутинга. Конкуренция за качественные кадры рождает предложения кандидатам, в их числе – возможность работать дистанционно. Прогнозы специалистов сходятся во мнении, что эта тенденция со временем будет усиливаться. Поэтому специалисту по кадровому делопроизводству необходимо знать некоторые тонкости оформления трудового договора с коллегами, работающими дистанционно.

В связи с увеличением потребности в дистанционных работниках законодатель также стал уделять особое внимание трудовым отношениям с такими сотрудниками. Помимо основного Трудового кодекса их регулирует Федеральный закон № 60-ФЗ от 5 апреля 2013 года « О внесении изменений в отдельные законодательные акты». Глава 49 данного закона устранила двусмысленность некоторых трактовок, разделила понятия «надомный» и «дистанционный» труд. В помощь кадровику на сайте Роструда в том же году было опубликовано разъяснительное письмо относительно особенностей документооборота, предоставления отпусков, табелирования, охраны труда и хранения персональных данных сотрудника.

Плюсы и минусы

Дистанционные трудовые договора имеют ряд неоспоримых преимуществ, позволяющих значительно оптимизировать многие статьи расходов на персонал:

• Сокращение затрат на аренду или покупку офисных помещений
• Отсутствие необходимости организовывать быт сотрудников: комнаты отдыха, столовые, гардеробные.
• Сокращение расходов на доставку персонала на рабочее место. Особенно актуально данное предложение для мегаполисов
• Конкурентное преимущество в отношении борьбы за квалификацию сотрудников. Экономия на вышеуказанных статьях дает возможность расширить социальный пакет, предложив сотруднику ДМС, страхование и другие бенефиты.
• У крупных компании с высокой численностью нет необходимости нанимать высококлассных специалистов только внутри одного города, перенося часть функционала в регионы. На периферии уровень заработных плат, на которые рассчитывают кандидаты на порядок ниже столичных.
• Возможность широко привлекать на работу дистанционных специалистов с ограниченными возможностями, инвалидов.

Тем не менее, кадровику важно знать об ограничениях и минусах для работодателя в практике оформления дистанционного трудового договора:

• Сложности контроля дисциплины труда, посещаемости рабочего места. Увольнение сотрудника за прогул станет проблемой.
• Условная значимость контроля рабочего времени. Так, например, работник может заявить о переработках и доказать обратное будет достаточно сложно. Оплатить переработки законодатель требует по двойному тарифу. Сотрудник также может настаивать на том, что он работал над заданием в ночные часы, которые оплачиваются с надбавкой минимум в 20% от ставки.
• Трудности обучения и стажировки нового сотрудника, дачи обратной связи по результатам работы, увольнения при неудовлетворительном прохождении испытательного срока.
• Контроль качества работы и нормы выработки.
• Необходимость ведения электронного архива для хранения информации по каждому сотруднику, переписки с ним или уведомления об изменениях в локально-нормативных актах или ПВТР. Поможет в этом профессиональная CRM система.

Для предотвращения возможных проблем, важно перед введением практики дистанционного трудоустройства проработать все нюансы кадрового делопроизводства и внести изменения в ЛНА и ПВТР. В Правила внутреннего трудового распорядка вносят нюансы табелирования, частоту отчетности, переписки, предоставление результатов работы.

Внимание: необходимо знать, что существует категория работников, с которыми законодатель запрещает заключение дистанционного трудового договора. Прежде всего, это лица, не являющиеся гражданами РФ, даже если они имеют разрешение на работу. К ним относят также граждан нашей страны, которые выполняют работу на территории другого государства. Если у работодателя есть такая необходимость, он оформляет стандартные трудовые отношения и отправляет сотруднику в заграничную командировку. Причиной этого запрета является невозможность вне пределов страны контролировать соблюдение стандартов охраны труда работника.

Перечень документов для заключения дистанционных трудовых отношений

Для того чтобы оформить дистанционный трудовой договор необходим несколько расширенный пакет документов, что не является нарушением перечня, описанного в Трудовом кодексе:

1. Паспорт дистанционного сотрудника или другие документы, которые удостоверяют его личность.
2. СНИЛС – индивидуальное пенсионное страховое свидетельство для перечисления взносов в ПФР. Если удаленный сотрудник не имеет данного документа и устраивается на свое первое место работы, то обязанность оформить и получить СНИЛС закреплена за ним.
3. Свидетельство ИНН — индивидуальный налоговый номер, он появился в списке обязательных документов с 2016 года. Изменения в законодательство не внесены. Таким образом отказать в трудоустройстве без ИНН работодатель не может. Однако будет нести ответственность, если на конец отчетного периода не оправит сведения по сотруднику в налоговую службу. В этой ситуации рекомендуется занести в 1С номер свидетельства с сайта ИФНС.
4. Военный билет – он обязателен для всех сотрудников мужского пола независимо от их возраста. По дистанционным работникам военно-учетный стол предприятия ведется так же, как и по всем остальным. Альтернативой ему может быть приписное свидетельство.
5. Трудовая книжка – как документ, подтверждающий трудовой и страховой стаж работника. Однако для дистанционных трудовых отношений по соглашению между сторонами ведение трудовой книжки не является обязательным. Но в этом случае рекомендуется сделать соответствующую запись в тексте трудового договора.
6. Диплом или иной документ об образовании.

Медицинская книжка дистанционному работнику не требуется, даже если профессия указана в приложении к Приказу 302-н по контролю за исполнением требований к санитарным нормам на предприятии.

Работодатель имеет право попросить у сотрудника копии всех упомянутых выше документов, заверенные нотариусом.

Пошаговая инструкция оформления

Алгоритм оформления трудового договора с дистанционным работником выглядит следующим образом:

1. Запрос документов сотрудника из списка, описанного выше и подготовка трудового договора с индивидуальными данными сотрудника.

Важно: нельзя забывать о законе, защищающем персональные данные граждан РФ. Вместе с запросом высылают на подпись «Согласие на обработку и хранение персональных данных», включив в него подробный список всех ситуаций и подразделений, их использующих: начисление заработной платы, отправка уведомлений, поздравления с днем рождения и т.д. Пренебрежение этим требованием может стоить работодателю административного или уголовного наказания, штрафа до 200 тысяч рублей, а кадровику – административного штрафа до 25 тысяч рублей.

2. Подписание дистанционного трудового договора и иных документов законодателем упрощена. Для этого нет необходимости приезжать в офис предприятия или пересылать документы почтовой отправкой, хотя законодатель не запрещает и такие варианты. Исключена электронная отправка сканированных документов. Наиболее современным и удобным способом является использование электронной цифровой подписи. ЭЦП – уникальный электронный автограф, который усилен ключами, внесенными в индивидуальный квалификационный сертификат. Это полностью исключает подделку подписи. Получить ее можно по заявлению в любом МФЦ или другом органе, имеющим государственную аккредитацию. Стоимость такой подписи стартует от 3 тысяч рублей.

Обратите внимание: отсутствие ЭЦП у кандидата не может стать причиной отказа в дистанционном трудоустройстве, поскольку данное обстоятельство не имеет отношения к деловым качествам соискателя.

3. Издание на основе трудового договора приказа о приеме. Его высылают на подпись удаленному работнику вместе с должностной инструкцией, договором о материальной ответственности (если сотруднику были высланы ресурсы для работы).
4. Ознакомление работника с внутренними локально-нормативными актами, Правилами внутреннего трудового распорядка, положением о заработной плате и премировании, коммерческой тайне и другими. Заявление на прием не является обязательным с 2006 года.
5. Бумажный вариант трудового договора необходимо отправить работнику не позднее, чем спустя три рабочих дня после заключения. Для безопасности работодателя сделать это лучше заказным письмом с уведомлением, которое вернется отправителю с подписью сотрудника в получении.
6. Ведение личной карточки Т-2 в бумажном виде на дистанционного сотрудника не является обязательным. Поскольку получить его подпись в ней проблематично. Но личное дело на каждого из них заводят в обязательном порядке. Для того чтобы объяснить отсутствие части документов в личное дело вкладывают опись с соответствующими отметками.
7. В завершение процедуры приема записи обязательно вносят в Журнал учета трудовых договоров и Журнал приказов по личному составу.
8. Если сотрудником выслана трудовая книжка, кадровик делает в ней соответствующую запись о приеме и регистрирует ее в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Важно: дата записи должна совпадать с датой получения трудовой, не нарушая нумерации. Например: трудовой договор заключен с 1 июня 2018, а документ получен только 7 июня. Запись будет датирована 07.06.2018, а основанием приема – приказ от 01.06.2018.

Скачать образец трудового договора с дистанционным сотрудником

Особые случаи заключения дистанционного трудового договора

Обстоятельства зачастую рождают нестандартные кейсы для дистанционных трудовых договоров. Рассмотрим несколько особых случаев, в которых кадровику могут потребоваться разъяснения.

• Трудовой договор с дистанционным сотрудником по совместительству заключается по общим правилам. Он возможен и в варианте внешнего, и внутреннего совместительства. Законодатель не накладывает никаких дополнительных ограничений в случае работы «на удаленке», но и требует соблюдения норм законодательства, связанных с совместительством. Так, рабочая норма часов не должна превышать 0.5 нормы по ставке на основной работе. При составлении графика отпусков внутреннего совместителя необходимо учитывать их синхронность. Переработки по обеим должностям не должны превышать 120 часов в течение 1 рабочего года.
• Срочный трудовой договор с дистанционным работником возможен также на общих основаниях: замена основного сотрудника на время его отсутствия, сезонный характер работ. Заключить его возможно на срок от двух месяцев до пяти лет. Однако в части кадрового делопроизводства важно учесть некоторые особенности. Так, например, при расторжении срочного трудового договора уведомление должно попасть к работнику не менее, чем за три дня до его увольнения. Опоздание хотя бы на день будет означать, что трудовые отношения переквалифицированы в разряд бессрочных.
• Очень часто начинающего кадровика смущает вопрос о том, возможно ли заключение дистанционного трудового договора, если работник и организация находятся в одном городе? До 2013 года большинство трудовых инспекторов наказывала работодателя, считая это уходом от ответственности за охрану труда. Федеральный закон № 60 четко говорит о том, географическая привязанность работника не является причиной отказа в заключении дистанционного трудового договора.

Заработная плата и особенности налогообложения

Выплата заработной платы сотрудникам, работающим удаленно, производится в соответствии с датами, назначенными в Правилах внутреннего распорядка. Временное расстояние между ними не должно превышать 15 календарных дней. Поскольку выплата наличных средств зачастую невозможна, работодатели предпочитают пользоваться зарплатными проектами банков. При перечислении стоит обратить внимание на разницу во времени с удаленным работником. Каждый день задержки выплаты законодатель оценил в 1/150 ставки рефинансирования.

Дистанционные работники являются налоговыми резидентами государства, если работают на его территории все время или более 183 дней в году.  Если часть работы удаленный сотрудник выполняет вне пределов РФ, данный доход не облагается налогом 2-НДФЛ. Соответственно, при расчете налога работодателю важно знать время нахождения работника заграницей.

Если сотруднику производится компенсация расходов на Интернет и мобильную связь, ни одна из этих сумм налогом НДФЛ не облагается.

Страховые взносы на дистанционного работника рассчитываются в стандартные размеры и сроки, по аналогии с остальными сотрудниками.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Увольнение удаленного сотрудника проводится по общим правилам и статьям, описанным в Трудовом кодексе РФ. Однако законодатель допускает дополнительные основания, при условии, что они не ухудшают положение сотрудника и не дискриминируют его.

В ПВТР и трудовом договоре необходимо оговорить возможность расторжения трудовых отношений в ситуации потери связи с работником, установив срок. Тем не менее важно помнить о том, что данный срок не может быть менее 6 месяцев, т.е. максимально допустимая продолжительность больничного листа. В противном случае сотрудника после предъявления оправдательного документа необходимо будет восстановить на работе. Процедура увольнения по данному основанию предполагает регулярную отправку запросов сотруднику с требованием объяснить причины своего отсутствия.

Если при оформлении трудового договора дистанционный работник указал, что адрес прописки и адрес проживания отличаются, отправка всех уведомлений и запросов производится на оба адреса.

Увольнение сотрудника оформляется приказом по личному составу. Для этого можно использовать форму Т-6 установленную Росстатом. Однако, начиная с 2017 года, закон дал право работодателю использовать собственные разработанные формы, предварительно утвердив их в бухгалтерской учетной политике предприятия.

В случае если трудовая книжка работника находится у работодателя, в день увольнения работодатель уведомляет о праве работника получить ее или сообщить адрес для отправки по месту требования. Начиная с того момента ответственность за выдачу документов с нанимателя снята.